PLANOWANIE DLA KAŻDEGO ORAZ WYTYCZNE DLA PERFEKCJONISTY

Planowanie nie jest takie trudne, jak się wydaje. Wbrew pozorom można się go nauczyć. Jestem świetnym przykładem na to, gdyż drugiej osoby tak fatalnie ogarniającej czas i pozostawiającej rzeczy na ostatnią chwilę, jaką byłam, to ja nie znam. Jest i dla Ciebie nadzieja. Choć wyszłam z perfekcjonizmu to jednak planować nauczyłam się znacznie później. Wypróbowałam wiele technik i metod i tak je mieszałam ze sobą, żeby stworzyć własny styl planowania. Przedstawię Ci takie główne wskazówki, dzięki czemu łatwiej Ci będzie nauczyć się planowania.

Najpierw przedstawię Ci ogólne zasady planowania, które według mnie są dobre dla każdego i pomagają rozsądnie podejść do sporządzania planów. Już na ich podstawie możesz spróbować tworzyć swój dzienny plan. Czym innym jest wyznaczenie celów, a czym innym osadzenie je w planie działania. Plan ma to do siebie, że pomaga nam się zorganizować i poukładać. Cel jest natomiast czymś, do czego dążymy. Może być Twoim celem nauczyć się organizacji, by nie marnować czasu, a planowanie będzie tutaj narzędziem do osiągnięcia tego celu.

Ogólne zasady planowania

Ogólny zarys planu

Na początku planowanie jest ogólne i nie zawiera zbyt wielu szczegółów. Najczęściej jest to wypisanie wszystkich pomysłów związanych z realizacją celów, a następnie zdecydowanie się na 2-3 pomysły, które zostaną wykonane w pierwszej kolejności. Można w przybliżeniu określić czas wykonania. Takie planowanie będzie dość szerokie i mało konkretne. Do niego zaliczam plany dalekosiężne np. roczne.

Konkretyzacja planowania

Tutaj przechodzimy do konkretnego rozpisania zadań. Gdy się zdecydujesz, które pomysły chcesz zrealizować rozbij je na projekty, a projekty na zadania.  Nie pisz ogólnie np. przygotuję wyzwanie rozwojowe, ale konkretnie co się z tym wiąże: przygotuję plan wyzwania; przygotuję treść merytoryczną na kolejne dni; przygotuję treść wiadomości e-mail; przygotuję grafiki; stworzę grupę do wyzwania itp. Teraz widzisz realnie ile jest pracy i ile potrzebujesz czasu.

Ustalanie najważniejszych zadań

Kiedy Twoje pomysły przyjmą kształt konkretnych działań i zrobisz ich listę to ustal kolejność i ważność zadań. Najczęściej jest tak, że mamy do wykonania zadania związane z kilkoma dziedzinami życia: rodzina, praca zawodowa, własna firma, wakacje itp. Łatwo się pogubić, co w danym momencie musi być zrobione w pierwszej kolejności, szczególnie, gdy jeszcze inni ludzie ciągle coś od nas chcą. Dobrze jest rozpisać zadania w kolumnach: ważne i pilne; nieważne, ale trzeba szybko zrobić; może czekać i mało istotne. Zawsze robimy w pierwszej kolejności zadania ważne i pilne, bo często od ich wykonania zależą dalsze działania.

 

Określenie czasu realizacji zadań

Na tym etapie już praktycznie tworzysz plan działania, gdzie zadania osadzasz w konkretnym terminie realizacji. Możesz je wpisać w kalendarz, w tygodniowy plan zajęć, terminarz lub jeszcze inny, wygodny dla Ciebie sposób. Wyznaczaj maksymalnie 2-3 istotne zadania, które należy wykonać w ciągu dnia. A z nich tylko jedno najważniejsze o priorytetowym znaczeniu, które obowiązkowo musi zostać wykonane.

Planowanie z zapasem czasu

Zawsze przy większych przedsięwzięciach uwzględniaj więcej czasu na wykonanie zadania. Dzięki temu, zawsze, gdy wykonasz je szybciej i sprawniej, to zostanie Ci dodatkowy czas, który możesz wykorzystać na wykonanie innych zadań lub jako wolny dla siebie, a także na nieprzewidziane sytuacje np. spontaniczne odwiedziny znajomych.

Indywidualny system realizacji zadań

Działania oprzyj o optymalne strategie dopasowane do Ciebie. Jeśli nie wiesz do końca, czy taki styl działania jest najodpowiedniejszy, wypróbuj go przez jakiś czas np. 2 tygodnie. Kiedy widzisz, że po tym czasie nie ma żadnych, nawet najmniejszych efektów warto zmienić taktykę działania. Szukaj tak długo, aż uda Ci się wypracować swój system realizacji zadań.

I na koniec mała uwaga odnośnie relizacji planów. Miej plan przed oczami! To pomaga nie pogubić się w codziennych obowiązkach. Mój plan zawsze mam przy sobie i gdy wypadnie jakaś niespodziewana i ważna sytuacja to łatwo mogę go zmodyfikować, choć nie lubię tego robić. Nie używam planerów, ani kalendarzy. Dla mnie nie są one wygodne, a nie lubię dużych torebek, więc najczęściej do mojej małej kopertówki zmieści się tylko notesik. Zadania na dany dzień zapisuję na karteczkach formatu, jak lista zakupów i wkładam do kieszeni, żeby mieć przy sobie. Wiem, że ten sposób nie będzie działał u osób, które gubią kartki. Mi się jeszcze nie zdarzyło. Kiedy pracuję na komputerze korzystam z opcji karteczek elektronicznych (Sticky Notes). Jednym kliknięciem pokazują mi się zapisane zadania i się biorę za pierwsze z listy. Po wykonaniu kasuje je z karteczki. Pod koniec tygodnia najczęściej karteczki zostają oczyszczone i zapełnione na nowo, gdy szykuję nowe planowanie.

Planowanie dla perfekcjonisty

Perfekcjoniści mają tendencję do zapychania całego dnia nadmierną ilością obowiązków, wyznaczania sobie ograniczonego i często nierealnego czasu na wykonanie trudnych i skomplikowanych zadań, a także do rozplanowywania wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Na dłuższą metę, takie funkcjonowanie powoduje wiele frustracji, brak czasu dla siebie i na godziwy odpoczynek, poczucie marnowania czasu, gdy się robi coś innego, niż to, co zaplanowane, reagowanie złością na niespodziewane sytuacje, które wykraczają poza wyznaczone ramy codziennych działań. Niezdrowy perfekcjonista ma poważny problem z odpowiednim planowaniem.

Wskazówki dla perfekcjonisty

Zastosuj ogólne wskazania, a oprócz nich również zwróć uwagę na następujące kwestie:

  • Określ priorytety w działaniu, bo nie dasz rady zrobić wszystkiego. Jak wypiszesz listę wszystkich zadań to posegreguj ją według ważności oraz pilności. To co wyląduje na końcu skreśl i zapomnij o tym.
  • Nie zapychaj dnia zadaniami od rana do nocy i od godziny do godziny! Koniecznie rób przerwy na krótki odpoczynek. Do przewidywanego wykonania zadania dodawaj zawsze kilka, a nawet kilkadziesiąt dodatkowych minut, gdyż zazwyczaj i jest to normalne, bo takie jest życie, działania się opóźniają. Pójdziesz do toalety, po szklankę wody, odbierzesz ważny i niezapowiedziany telefon, który zabierze trochę czasu, ktoś Cię o coś zapyta i nagle się okaże, że minęła godzina, a Ty nawet nie zaczniesz wyznaczonego zadania.
  • Zaplanuj swój relaks i czas na regenerację. Taki święty czas, w którym nikt Ci nie będzie przeszkadzał. Wręcz zrób sobie perfekcyjny odpoczynek. Perfekcjoniści mają problem z „nic nie robieniem” i zawsze muszą być czymś zajęci, w rezultacie pojawia się u nich syndrom chronicznego przemęczenia.
  • Skup się na jednym zadaniu, tym najważniejszym i je wykonaj. Dopiero po skończeniu tego jednego weź się za następne. Robienie kilku rzeczy w tym samym czasie jest mało produktywne i bardzo męczy. Multitasking jest przereklamowany.
  • Ustal godzinę kiedy Twój dzień aktywności się kończy. Nie chodzi tylko o kwestie zawodowe, choć wiem, że perfekcjoniści mają tendencję do przynoszenia pracy do domu, ale także o działania w samym mieszkaniu. Kiedy ustalisz, że po godz. 20:00 kończysz swój dzień pracy to po tym czasie masz odpocząć! Nie wolno Ci, ani sprzątać, ani otwierać komputera, ani nawet myśleć o pracy czy innych obowiązkach, z jakimi codziennie się zmagasz.
  • Rozbijaj większe projekty i rozpisuj je na konkretne zadania.
    Kiedy będziesz mieć zadania do wykonania i nawet jeśli nie skończysz projektu w danym dniu nie będziesz mieć poczucia porażki, gdyż będziesz widzieć ile zadań zostało zrealizowanych. To pozytywnie zadziała na Twoją psychikę perfekcjonisty, gdy widzisz, że mimo wszystko realnie działasz i idziesz do przodu z projektem. Dzięki temu Twój entuzjazm do działania nie zostanie ugaszony i nie zniechęcisz się tak szybko. Pamiętaj, by po zakończeniu dużego projektu koniecznie odpocząć!

Tutaj możesz przeczytać wszystkie artykuły w tym temacie »» 
Perfekcjonizm

Jeśli interesują Cię konkretne metody planowania czy sposoby na większą produktywność i wykorzystanie czasu to zapraszam Cię do dołączenia do mojego newslettera. Kiedy pojawi się artykuł w tym temacie wyśle Ci informację. Generalnie wiadomość wysyłam raz na 2 tygodnie. Okno do zapisu najdziesz po prawej, górnej stronie.