JAK ZNALEŹĆ SWOJĄ METODĘ PLANOWANIA? PRZYKŁADOWE METODY PLANOWANIA

Jest wiele osób, które uczą planowania oraz produktywnego wykorzystania czasu. Większość z nich to mężczyźni, którzy osiągnęli wielki sukces w swoim życiu. Zauważyłam, że kiedy na ślepo śledzi się ich wskazania, bez dopasowania planowania do swojej sytuacji życiowej, to łatwo o wypalenie i rezygnację z dalszych działań, niż o prawdziwe efekty. W jaki sposób można znaleźć swoją własną metodę planowania?

Jak znaleźć swoją własną metodę planowania?

Oczywiście można to robić metodą prób i błędów. Nie jest to takie złe, gdyby nie fakt, że marnujesz przy tym mnóstwo czasu. Popełniłam ten błąd i zanim znalazłam odpowiedni styl planowania, dopasowany do mnie i przynoszący mi efekty, zajęło mi to ok. 5 lat! A przecież mogłam najpierw przyjrzeć się samej sobie, przeanalizować siebie i proponowaną metodę planowania i wiedzieć wcześniej, że coś może u mnie nie zadziałać! Jeśli jednak nie znasz siebie na tyle, by wiedzieć jaka metoda będzie dla Ciebie dobra to nie pozostaje Ci nic innego, jak właśnie sprawdzenie w praktyce. Dlatego przygotowałam dla Ciebie pytania pomocnicze, a oprócz nich przykładowe metody. Nie bój się ich miksować, zmieniać pod siebie i dopasowywać do aktualnej sytuacji życiowej.

Zanim zaczniesz wprowadzać w życie jakiekolwiek planowanie to proszę Cię usiądź i zastanów się:

  • Czy proponowana metoda planowania jest adekwatna do Twojej sytuacji życiowej?
    Inne będzie planowanie dla osoby, która prowadzi własną firmę, a inne dla mamy małego dziecka, a jeszcze inne dla studentów. Dla osób pracujących przed komputerem będzie istotne produktywne wykorzystanie czasu, a dla mamy małych dzieci spędzenie czasu z niemowlęciem. Student będzie chciał zaplanować swój czas na naukę, a resztę pewnie spędzi na zabawach i spotkaniach z przyjaciółmi.
  • Czy jesteś bardziej wzrokowcem czy słuchowcem?
    Słuchowiec będzie potrzebować widzieć swój plan działania i często do niego zaglądać. Plan takiej osoby powinien być przejrzysty, czytelny i prosty, żeby łatwiej taka osoba mogła odnaleźć zadania wyznaczone na dany dzień. Natomiast osoba, która ma pamięć wzrokową spojrzy raz czy dwa w swój plan i będzie pamiętać, co ma zrobić. Prawdopodobnie też ozdobi kartkę, gdzie będzie wypisany plan i nie będzie się gubić w ilości kolorów i pokreśleń czy wzorów.
  • Czy jesteś osobą, która jest zadaniowa czy projektowa?
    Pierwsza lubi szczegółowe listy z bardzo konkretnymi zadaniami. Czuje satysfakcję z ich odhaczania i lubi mieć wszytko dokładnie wypisane. Nawet rozpisuje czas wolny. Druga rozpisze projekt za pomocą głównych wytycznych i będzie wiedziała, co robić. Wystarczą jej słowa-hasła przewodnie, żeby łatwo się orientować w wykonywaniu swojej pracy.
  • Czy jesteś osobą, która ma stałe punkty dnia np. posiłki, treningi, modlitwa, przerwy?
    Jeśli tak to przy planowaniu najpierw zawsze ustalaj czas wykonania stałych aktywności, żeby były osią dla innych zadań. Takimi stałymi punktami mogą być także: zawiezienie dziecka do szkoły, powrót męża z pracy, wyprowadzenia psa na spacer. Często jest tak, że te momenty mają także stałą godzinę wykonania, wtedy jeszcze łatwiej o ustalenie innych.

Przykładowe metody planowania

 

Tematyczne dni tygodnia

Ten plan należy wykonać na dużej kartce A4 z podziałem tabelek na dni tygodnia. Coś w stylu planu lekcji z uwzględnieniem godzin. Nad wierszem z nazwą tygodnia robimy 1-3 wiersze puste, w które wpiszemy nasze stałe, ogólne obowiązki np. Środa – 1. nauki i szkolenia oraz 2. rozliczanie faktur. Taki plan jest świetny dla osób prowadzących biznes z domu, gdyż mogą sobie ustalić w jakie dni, jakie zadania należy wykonać i skupiać się tylko na nich. Także wspaniale się sprawdza w przypadku rozpisania regularnych treningów np. biegania czy gimnastyki, a także nauki.

Wokół stałych punktów dnia

W ten sposób możesz planować, gdy masz stałe punkty dnia takie, jak modlitwa, posiłki, zajęcia szkolne, wykłady itp. Kiedy w kalendarz w formacie A4 z godzinami wpiszesz stałe momenty dnia, które są nie do ruszenia to będziesz widzieć, ile czasu realnie masz na inne akcje i działania. Następnie raz w tygodniu określasz plan działania w oparciu o te stałe momenty. Bardzo pomaga przy dzieciach, gdy mają jakieś dodatkowe zajęcia w konkretne dni. Taki plan jest świetny, gdy chcemy prowadzić jakąś dodatkową działalność, która nie zajmuje nam wiele czasu i możemy ją prowadzić między głównymi zadaniami.

Za pomocą podręcznego plannera

Osobiście nie jestem zwolenniczką plannerów, ale wiem, że wiele osób z nich korzysta i jest zadowolonych. Moje próby pracy z kalendarzem podręcznym kończyły się na tym, że zapisywałam do niego to, co powinno być zrobione, a potem zapominałam do niego zaglądać. Jeśli jesteś osobą, która chętnie używa kalendarza i lubi go nosić ze sobą to wpisywanie do niego najważniejszych zadań sprawdzi się u Ciebie. Niektórzy zalecają zapisywanie w kalendarz tylko spotkań lub ważnych dat, a kolorem zaznaczanie czasu niedostępnego, z powodu stałych zajęć. Inni wpisują konkretne zajęcia w konkretne godziny np. 8:00-9:00 praca nad projektem X; 9:00-9:30 przerwa śniadaniowa; 9:30-12:00 przygotowanie prezentacji itp.

Lista zadań + miesięczny kalendarz

Praca z listą zadań i miesięcznym kalendarzem polega na tym, że po stworzeniu listy zadań i posegregowaniu jej według ważności wpisuje się w jednej dzień miesiąca maks. 3 najważniejsze zadania, które muszą zostać zrealizowane. Wcześniej zaznacza się ważne spotkania, dni wolne i święta, żeby wiedzieć realnie ile jest dni na konkretną pracę. Zadania wpisane w kalendarz są sformułowane dość ogólnie np. 1 września stworzyć wpis o nawykach. Raz w tygodniu tworzy się listy dzienne, gdzie wypisuje się szczegóły danych projektów np. 1 września: treść wpisu, grafika tytułowa, sprawdzenie wpisu, sprawdzenie SEO, stworzenie grafik do treści, dodanie zdjęć do treści.

Organizowanie dnia za pomocą Sticky Notes

Jest  to metoda, z której aktualnie korzystam i lubię ją. Sprawdza się świetnie dla osób pracujących na komputerze, gdyż elektroniczne karteczki można jednym kliknięciem wyświetlić na monitorze i z łatwością kontrolować, co należy wykonać. U mnie jest ich dokładnie 3. Na pierwszej zapisuję zadania związane z pracą i w kolejności od najważniejszych w wymiarze tygodniowym, na drugiej ważne daty i umówione spotkania, a na trzeciej obowiązki domowe i zaplanowany odpoczynek. Po wykonanym zadaniu kasuję je, aż karteczka pod koniec tygodnia robi się pusta. Zapełniam ją ponownie, gdy szykuję nowe planowanie na konkretny tydzień. Te tygodniowe zadania są rozpisywane w kontekście większych celów, których osiągnięcie wymaga czasu.

O ogólnych zasadach planowania pisałam tutaj »» 
Planowanie dla każdego oraz wytyczne dla perfekcjonisty